Önceki konulardada bahsettiğimiz gibi Microsoft Excel'in yetenekleri bir hayli fazladır. Ekcel bu yönü ile gerçekten diğer bir çok yazılımlara göre büyük avantaj sağlar . Veri analizi, Excel'in normal hesaplama yeteneklerinin dışında düzenlenen veriler üzerinde yapılan özel düzenleme işlemlerini kapsar. Bunların başında verilerin filtrelenmesi (süzme), ara toplamların (subtotal) alınması ve verilerin sıralanması gelir.



Excel sayfasına girilen veriler genel olarak belirli bir sütuna göre sıralanarak kullanıldıkları zaman daha anlaşılır ve daha anlamlı olurlar. Şimdi Ad Soyad, Bölüm ve Öğrencilerin aldığı notların yazıldığı bir tablo oluşturalım ve bu tablo üzerinde bahsettiğimiz veri sıralama ve filtreleme işlemlerini anlatmaya çalışalım.


Şimdi veri sırala işlemini bu tablomuz üzerinde yapmaya çalışalım.


Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kullanır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır. Yukarıdaki resimden takip ederek şimdi aşağıdaki adımları gerçekleştirelim.

Sıralama işlemi:
1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin)
2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin.
3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin.
4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın.

Burada dikkat edilmesi gereken husus: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.





Bir listeyi filtreleyerek (süzerek), sadece belirttiğiniz kriterlere uygun satırları görüntüleyebilirsiniz. İsterseniz sadece listede İşletme bölümü öğrencileri süzdürelim.

Özellikle uzun listelerle uğraşırken ya da belli özelliklere göre verileri ayırmak isterseniz Excel'in filteleme özelliklerinden yararlanabilirsiniz.


Tablo Üzerinde Filtreleme Yapmak
1. Tablo ya da tablo içindeki bir hücre seçilir.
2. Data (Veri) menüsünden Filter (Süz) işaret edilir. Ardından AutoFilter seçeneği seçilir.
3. Bu düzenlemenin ardından otomatik filtre kutuları sütunların başlıklarına yerleştirilir.
Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır.

Filtre kutularında o sütunun değerleri, Tümü (All) ve İlk 10 (Top 10) seçenekleri yer alır. Tümü seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemeden sonra tekrar tüm listeye dönülmesini sağlar. İlk10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar.

Listeden Otomatik Filtre Oklarını Kaldırmak
Data (veri) menüsünden Filter (süz) komutunu işaretleyin, sonra tekrar AutoFilter (Otomatik Süz) seçeneğini tıklayın.

Bir sütunda yapılan filtreyi kaldırmak ve verilerin tamamını tekrar görmek için; sütunun okunu kullanarak seçenekleri açılır ve Tümü seçeneği seçilir.

Filtrelenen Bir Listede Gizlenen Tüm Satırları Yeniden Görüntülemek
Data (veri) menüsünden Filter (Süz) komutunu işaretleyin, sonra Show All (Tümünü Göster) komutunu tıklayın.

Sizde excelde benzer bir tablo oluşturarak Ada Göre Artan/Azalan ve Nota göre Artan/Azalan sıralama yaptırarak, yine bu tablo üzerinde Bölüme göre filtreleme taparak öğrendiklerinizi pekiştirebilirsiniz.